会（huì）议及（jí）展览的预算不是（shì）一个（gè）概念。通常而（ér）言，会（huì）议预算包括以下（xià）几（jǐ）个方面：

1、交通费（fèi）用（yòng） 
(1)、出发（fā）地至会务地的交通费用（yòng）——包括航班、铁路（lù）、公路、客轮，以及目（mù）的地（dì）车站、机场（chǎng）、码头至住（zhù）宿地的交通
(2)、会（huì）议（yì）期间交通费用——主要是会务地交通费用，包（bāo）括住（zhù）宿（xiǔ）地至会所的交通、会（huì）所到（dào）餐饮地点的交通、会所到商务交际场地的交通、商务（wù）考察交通以及其他与会人员可（kě）能使用的预（yù）定交通。
(3)、欢送交通及返程交通——包括航（háng）班、铁路、公路、客（kè）轮及住宿地至机场、车站、港（gǎng）口交通费用。

2、会议室/厅费用（yòng）
(1)、会议场地租金：通常而言，场地（dì）的租赁已经包含某些常用设施，譬如激光指示笔（bǐ）、音响（xiǎng）系（xì）统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油（yóu）性笔、粉笔（bǐ）等，但一（yī）些非（fēi）常规（guī）设（shè）施并不涵盖（gài）在内（nèi）——比如投影（yǐng）设备、临时性的装饰（shì）物（wù）、展架等。
(2)、会议设（shè）施租赁费用（yòng）：此部分费用（yòng）主要是（shì）租（zū）赁一些特殊（shū）设备，如投影仪、笔（bǐ）记本电脑、移（yí）动式同声翻译系（xì）统、会（huì）场（chǎng）展示系统、多媒体系统（tǒng）、摄录设备等，租赁时通常需要支（zhī）付一定的使用保证金，租赁（lìn）费用中包括设备（bèi）的技（jì）术支持与维（wéi）护费用。值得注（zhù）意的是（shì），在租赁时应对（duì）设备（bèi）的各类功（gōng）效参数作出具体要求（可向（xiàng）会议服务公司咨询，以（yǐ）获（huò）得最（zuì）适宜的性价比），否则可能影（yǐng）响会议的进行。另外，这些（xiē）会（huì）议设施由于品牌、产地（dì）及新旧不同，租赁的价格可能相差很大（dà）。
(3)、会场布置费用：如（rú）果（guǒ）不是特殊要（yào）求，通常而（ér）言此部分费用包含在会（huì）场租赁费用中。如果有（yǒu）特殊要（yào）求，可以与（yǔ）专业（yè）的（de）会议（yì）服务商协商。
(4)、其他支持费用：这些支持通常包括广告及印刷、礼仪、媒介等。基于这（zhè）些支持（chí）均为临时性质，如会议主办方分（fèn）别寻找这些行业支持的话，其成本费用可能比（bǐ）市场行价要（yào）高，如果让（ràng）专（zhuān）业（yè）会议服务商代理，将（jiāng）获（huò）得（dé）价格（gé）相对比较（jiào）低廉且（qiě）服务（wù）专业的（de）支持。对于这（zhè）些单项服务支持（chí），主办方应尽可能细化（huà）各项要求，并单（dān）独签订服务协议（yì）。

3、住宿费用
住（zhù）宿（xiǔ）的（de）费用应该非常（cháng）好理解（jiě）——值得注意的只是住（zhù）宿（xiǔ）费里（lǐ）面有些价格（gé）是完全价（jià）格，而有点是需要另（lìng）外加收政府税金的。对于会议而言，住宿费可（kě）能是（shì）主要的开（kāi）支之一（yī）。找专业的会（huì）展服务商（shāng）通常能获得较好的折扣。正常的住（zhù）宿费除与酒店星级标（biāo）准、房（fáng）型等（děng）因素有（yǒu）关外，还与客房内开放的服务项（xiàng）目有关——譬如（rú）客房内的长（zhǎng）途通讯、洗换、迷你吧酒水、一次（cì）性换（huàn）洗衣物、互联（lián）网（wǎng）、水（shuǐ）果提供等服务（wù）是（shì）否开放有关。会议主办方应明确酒店应（yīng）当关闭或者开放的（de）服务项目（mù）及范围（wéi）。

4、餐饮（yǐn）费（fèi）用
(1)、早餐通常是自助餐，也可以采取（qǔ）围（wéi）桌式就餐（cān），费（fèi）用按人数计算（但考虑到会议就餐的特殊性（xìng），所以（yǐ）预计（jì）就餐人数不得（dé）与（yǔ）实际就餐人数相（xiàng）差到15％，否则餐馆有理由（yóu）拒（jù）绝按实际就餐人数结算——而改为按预定人数（shù）收取（qǔ）费用）
(2)、中餐及午餐基本（běn）属（shǔ）于正餐，可以（yǐ）采（cǎi）取人（rén）数预算——自助（zhù）餐形式，按桌预算——围桌式形式。如果（guǒ）主（zhǔ）办方（fāng）希望酒水消费（fèi）自行采购而非由餐馆提供，餐（cān）馆可能会收（shōu）取（qǔ）一定（dìng）数量的服（fú）务费用。
(3)、如果在（zài）高星（xīng）级酒店餐厅（tīng）就餐（cān），餐厅是（shì）谢绝（jué）主办方自行外带（dài）酒水消（xiāo）费的，如果可以外（wài）带酒水（shuǐ）消（xiāo）费，餐厅通常（cháng）需要加收服务费。在高星级酒（jiǔ）店举办（bàn）会议宴会，通常在基本消费水准的基础上加（jiā）收15％左右的（de）服（fú）务费。
(4)、此项费用基（jī）本上（shàng）是按人数预算的，预算（suàn）时可提出不同时段茶（chá）歇的食物、饮料组合（hé）。承办（bàn）者告知的茶歇价格通常包含服务人员费用。通常（cháng）情况下，茶歇的种类可分为西（xī）式与中式两（liǎng）种——西式基本（běn）上以咖啡、红茶、西式（shì）点心、水果等（děng）为主（zhǔ），中式（shì）则以开水、绿茶或（huò）者（zhě）花茶、果（guǒ）茶、水果、咖啡、水果及点心为主。
(5)、联谊酒会/舞会的预算可（kě）能比单独（dú）的（de）宴（yàn）会（huì）复（fù）杂，宴会只（zhī）要设（shè）定好（hǎo）餐标与（yǔ）规模，预算很容易计（jì）算。但酒会/舞会的预（yù）算设（shè）计到场地与节目支持，其（qí）预算可能需要比较长的（de）时间（jiān）确认（rèn）。

5、视听设（shè）备
除非在室外进行（háng），否则视听设备的费用通常可以忽略。如不（bú）得不在室（shì）外（wài）进（jìn）行（háng），视听（tīng）设备的预算就比较复杂，包括：
设备（bèi）本身的租（zū）赁费用，通常按天（tiān）计（jì）算
设备的运输、安（ān）装（zhuāng）调（diào）试及控制技术人员支（zhī）持费用，可让会展服务商代理
音源——主要是背（bèi）景音乐及娱乐音乐选择，主办者可自带，也可委托（tuō）代（dài）理

6、杂费
杂费是指会展过程中（zhōng）一些（xiē）临时性安排产（chǎn）生的费用，包括打印（yìn）、临（lín）时运输及装（zhuāng）卸（xiè）、纪念品、模（mó）特与礼仪服务、临时道具（jù）、传真及其他通讯、快递服（fú）务、临时保健、翻（fān）译与向导、临时商务用（yòng）车、汇兑等等。杂费的预算（suàn）很难计划，通常（cháng）可以在会（huì）务费（fèi）用预算中增（zēng）列不可预见费（fèi）用作为（wéi）机（jī）动处理。